Es gibt Gewohnheiten, die es für immer zu verbannen gilt. Darunter fällt die Nutzung von NoReply-Adressen im Newsletter-Marketing, die Antworten auf Ihren Newsletter verhindern sollen. Wahrscheinlich ist dies sogar die allerschlimmste aller Angewohnheiten im Marketing.

Ich werde Ihnen im Folgenden erklären, wieso die Nutzung von NoReply-Adressen im Newsletter-Marketing ein solch schwerwiegender Fehler in der Kommunikation per Newsletter darstellt. Weiter zeige ich Ihnen auf, wie Sie auf effiziente Weise auf eine erhöhte Anzahl (allenfalls gar unerwünschter) Antworten nach einer Newsletter Kampagne reagieren können.

Wieso ist die Nutzung von NoReply-Adressen im Newsletter-Marketing kontraproduktiv?

Führen Sie sich zunächst noch einmal die Hauptziele einer Kommunikation per Newsletter vor Augen. Dieses Tool soll natürlich dazu führen, dass Interessenten zu aktiven Kunden werden, dass sich die Umsatzzahlen erhöhen, dass Ihre Marke bekannter wird. Aber im Zentrum von all diesen Zielen steht immer dasselbe: Kommunikation! Die Idee ist immer, dass Sie eine Verbindung von sich zum Ihren Lesern herstellen und damit deren Vertrauen gewinnen. Vergessen Sie das nicht!

Und dennoch sieht man viel zu oft auch bekannte Marken, die auf eine Absenderadresse im Stil «noreply@meine-firma.de» setzen, wobei dieses «noreply» wörtlich «Keine Antwort» bedeutet. Und noch besser kommt es, wenn diese Nachricht von: «Dies ist eine automatische Nachricht. Bitte antworten Sie nicht darauf.», begleitet wird. Man kann dem Empfänger kaum noch klarer machen, dass man möglichst keinen Aufwand mit ihm haben möchte!

Grundsätzlich sagt man ihm in aller Klarheit, dass man keine Rückmeldung von ihm möchte, egal, was diese wäre. Dass niemand sich die Zeit nehmen würde, seine Zeilen zu lesen. Hatten Sie auch schon mal das Gefühl, gegen eine Wand zu sprechen? Das ist ungefähr dasselbe.

Von diesem Moment an ist jegliche Art von Kommunikation abgestellt. NoReply stellt sicher, dass es zu keiner Kommunkation zwischen dem Kunden und der Marke kommt.

Ja, der Leser wird enttäuscht sein. Und gerade zu Zeiten von Sozialen Netzwerken und Web 2.0 wird er es nicht zwingend dabei belassen. Er wird sich seinen Weg suchen, um mit Ihnen kommunizieren zu können – auch in aller Öffentlichkeit. Dabei wäre die E-Mail-Kommunikation doch so viel geeigneter, um auf die individuellen Bedürfnisse einzugehen.

Eine echte Antwortadresse nutzen

Wenn Ihre Firma ein Vertrauensverhältnis zu Ihren Empfängern aufbauen möchte, ist es unverzichtbar, eine echte Antwortadresse zu nutzen. Diese Adresse sollte die Antworten in einen Posteingang lenken, der von einer echten Person gelesen und bearbeitet wird. Das ist schon mal der erste Schritt zu einer erfolgreichen Kundenbeziehung.

Diese Antwortadresse hat einen ganz simplen Zweck: Sobald der Newsletter Empfänger in seinem Posteingang Ihren Newsletter liest und auf «Antworten» klickt, wird sich bei ihm eine neue, leere Nachricht mit eben dieser Antwortadresse als Empfänger öffnen.

Ein professionelles Newsletter Tool ermöglicht Ihnen grundsätzlich immer, eine Antwortadresse wählen zu können. Also: Wählen Sie eine gültige Adresse mit einem echten Posteingang, welcher von Ihnen oder einem Arbeitskollegen regelmäßig gelesen wird.

Sie müssen für die angezeigte Absenderadresse und die Antwortadresse nicht unbedingt dieselbe E-Mail-Adresse nutzen. Allerdings würde ich Ihnen empfehlen, dennoch dieselbe Adresse zu nutzen, da dies allfällige Verwirrungen verhindert. Teils kommt es vor, dass Empfänger die Adresse kopieren und dann im Empfängerfeld eingeben, anstatt einfach die Antwortadresse zu übernehmen.

Ich würde Ihnen sogar dazu raten, Ihre Empfänger zum Antworten aufzufodern. Fügen Sie dazu einfach einen Satz in Ihren Newsletter ein: «Teilen Sie Ihre Meinung mit uns, indem Sie auf diese Nachricht antworten», oder: «Bei MeineFirma beantworten wir Ihre Nachrichten! Zögern Sie nicht, auf diese E-Mail zu antworten, wenn Sie uns etwas mitzuteilen haben».

Nun können Ihre Empfänger Ihnen antworten, damit ist schon ein Teil erledigt. Nun geht es aber auch darum, dass Sie ihnen antworten!

«Ich erhalte so viele automatische Antworten, dafür habe ich keine Zeit!»

Einer der Hauptgründe, wieso Firmen NoReply-Adressen im Newsletter-Marketing nutzen, ist das Vermeiden von unzähligen automatischen Antworten. Die Zeit ist knapp und diese möchte man nicht mit dem Aussortieren von eben diesen verplempern.

Nun, wenn Sie viele «Diese Adresse ist ungültig»-Meldungen erhalten, dann liegt das wohl eher an der Qualität Ihrer Empfängerliste. Passen Sie auf, dass Ihre Versenderreputation nicht leidet und Sie nicht als Spammer klassifiziert werden! Anders ist das beispielsweise  bei Abwesenheitsmeldungen – gerade zur Ferienzeit gibt es natürlich unzählige davon. Aber hier ist die Lösung ganz einfach: Schauen Sie im Betreff, welche Wörter alle diese Meldungen gemeinsam haben.

Sehr oft sind dies Wörter wie «Auto» oder «Abwesend». Danach reicht es, eine Regel in Ihrem Postfach einzustellen und all diese Nachrichten automatisch in einen anderen Ordner oder direkt in den Papierkorb zu verschieben.

Somit bleiben Ihnen nur noch die wichtigen Antworten zurück, welche von Ihnen bearbeitet werden müssen. Es lohnt sich!